Organiser la première réunion. Félicitations ! Vous y êtes presque. Décidez d'une date spécifique pour la première réunion et créez un ordre du jour pour celle-ci. Il est fondamental d'avoir un ordre du jour, afin de s'assurer que tout le monde sait à l'avance ce qui va se passer durant la réunion, combien de temps elle va durer, qui va y participer et surtout, pour s'assurer de ne pas perdre de temps. La première réunion peut prendre deux formes : L'ambassadeur d'Agora Michal Papis, de Gorzów Speakers Poland en Pologne, en train de conduire une réunion d'introduction expliquant l'objectif d'Agora Speakers International. Une réunion « réduite », qui est une version réduite d'une réunion normale, comprenant tous les éléments principaux. Si vous le pouvez, il est préférable d'obtenir de l'aide de la part de personnes qui sont déjà membres d'autres clubs Agora Speakers ou connaissent leur fonctionnement. Une réunion d'« introduction »/« de présentation », durant laquelle vous pouvez expliquer l'objectif du club, les avantages de le rejoindre, la manière dont il fonctionne, les différents rôles, etc. et vous pouvez ensuite organiser une session de questions-réponses. Ce format est recommandé seulement si : Votre club n'a participé à aucune session de formation. La majorité des personnes présentes n'ont été en contact avec aucune des ressources éducatives Agora (groupes, documentation, vidéos d'apprentissage, etc.), c'est-à-dire, s'ils sont complètement nouveaux. Ordre du jour de la première réunion À moins que vous ne connaissiez très bien le fonctionnement des clubs Agora, il est recommandé de suivre l'Ordre du Jour Basique décrit ici pour les premières réunions. Vous devrez joindre l'ordre du jour de la première réunion durant le processus d'enregistrement du club. Ce document n'a pas besoin d'être dans un format très compliqué, à vrai dire, il peut simplement s'agir d'un fichier texte. La raison pour laquelle nous vous demandons cela est que nous avons rencontré de nombreuses occasions durant lesquelles les gens étaient tellement enthousiastes à l'idée de rejoindre Agora et de créer un club qu'ils n'en ont pas pris le temps d'apprendre et de comprendre ce que nous faisons et comment nous le faisons. Ils voulaient simplement commencer à se réunir sans avoir une idée claire de ce en quoi consistent les réunions. Vous demander d'envoyer un ordre du jour en enregistrant le club garantit que tout le monde est au fait et sait exactement ce qui doit se passer durant la réunion. Promouvoir l'évènement Il est généralement utile de créer des évènements sur Facebook et Google Agenda afin que les gens puissent s'inscrire et synchroniser l'évènement avec leur propre agenda. Essayez de ne pas trop planifier en avance, puisque, généralement, les gens s'inscrivent et ensuite oublient la réunion plus de deux semaines à l'avance. Une semaine avant la réunion, obtenez confirmation de la part de tous les participants. Lorsque vous créez l'évènement, créez-le en tant qu'évènement public afin que les gens puissent le trouver facilement et inviter d'autres personnes ou le poster sur leurs blogs ou murs privés. Assurez-vous d'annoncer l'évènement soit sur le groupe Facebook Agora Speakers de ton pays ou sur l'international ( https://www.facebook.com/groups/agoraspeakers/ ). Même si le lieu de la réunion est très connu, et même si vous pensez que tout le monde le connaît très bien, afin d'éviter toute frustration, c'est toujours une bonne idée de prendre quelques photos de l'endroit et d'expliquer comment s'y rendre. Il est possible que certains invités ne connaissent pas cet endroit ou viennent d'un pays différent. Il est également conseillé de publier des photos expliquant comment accéder à la fois au bâtiment, mais également à la salle de réunion. Si le lieu le permet, imprimez quelques signaux avec des flèches afin de guider les visiteurs et leur permettre d'accéder à la salle de réunion. Créer le matériel promotionnel (facultatif) Utilisez le Portail de la Marque ou le Créateur de Ressources afin de créer des bannières, modèles d'ordre du jour, etc. pour votre club. Veuillez noter que toutes les ressources digitales doivent être utilisées conformément aux Directives de la Marque, que vous pouvez trouver ici : /Directives+de+la+Marque . Si vous utilisez le Créateur de Ressources, la conformité à la marque se fera automatiquement.